Tin hoạt động Đảng, Đoàn thể
Tin hoạt động Đảng, Đoàn thể
KBNN Ninh Phước thực hiện chỉnh lý hồ sơ đưa vào lưu trữ năm 2020 
03/06/2020 
 

 Văn thư, lưu trữ là một bộ phận không thể thiếu trong hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức và có chức năng, nhiệm vụ riêng nhưng đều có một đặc điểm chung là trong quá trình hoạt động đều sản sinh những giấy tờ liên quan và những văn bản, tài liệu có giá trị đều được lưu giữ lại để tra cứu, sử dụng khi cần thiết. Bởi đây là những bản gốc, bản chính, là căn cứ xác nhận sự việc đã xảy ra và có giá trị pháp lý rất cao. Việc soạn thảo, ban hành văn bản đã quan trọng, việc lưu trữ, bảo quản an toàn và phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ còn quan trọng hơn nhiều.

       Chính vì đó mà tất cả các hoạt động quản lý, chỉ đạo, điều hành, nghiệp vụ thu- chi Ngân sách Nhà nước hàng ngày đều gắn liền với văn bản. Tài liệu lưu trữ cung cấp thông tin có giá trị pháp lý và chính xác cho hoạt động quản lý nhà nước. Theo đó, làm tốt công tác lưu trữ góp phần thúc đẩy công tác văn thư và hành chính văn phòng đạt hiệu quả; nâng cao hiệu quả hoạt động của nền hành chính nhà nước, thúc đẩy nhanh quá trình thực hiện công cuộc cải cách hành chính của các cơ quan đơn vị nói chung và Kho bạc Nhà nước nói riêng.

       Nhận thức được ý nghĩa và tầm quan trọng của công tác lưu trữ nêu trên, Kho bạc Nhà nước (KBNN) Ninh Phước luôn coi trọng công tác này. Xác định trách nhiệm lưu giữ và bảo quản tài liệu hồ sơ quá khứ không chỉ là trách nhiệm của riêng công chức được phân công kiêm nhiệm mà là trách nhiệm chung của toàn thể cán bộ công chức trong cơ quan. Công chức được phân công kiêm nhiệm lưu trữ có trách nhiệm thường xuyên kiểm tra, quét dọn vệ sinh kho lưu trữ, kiểm tra thiết bị phòng cháy chữa cháy, thấm dột, mối mọt, rà soát văn bản hết hiệu lực để tiến hành quy trình tiêu hủy để dành diện tích phục vụ việc lưu trữ hồ sơ đến hạn tiếp theo.

       Căn cứ Thông tư số 16/2014/TT-BNV ngày 20/11/2014 của Bộ Nội vụ về việc hướng dẫn thực hiện giao nộp tài liệu lưu trữ vào lưu trữ lịch sử các cấp; Quyết định số 3175/QĐ-KBNN ngày 19/7/2016 của Kho bạc Nhà nước ban hành Quy chế mẫu công tác văn thư, lưu trữ tại Kho bạc Nhà nước các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương. Sau thời hạn một năm kể từ khi công việc kết thúc, các bộ phận nghiệp vụ phải bàn giao hồ sơ đưa vào lưu trữ. Thực hiện Kế hoạch, Chương trình công tác năm 2020, trong quý 2 năm 2020, Kho bạc Nhà nước Ninh Phước thực hiện chỉnh lý, bàn giao và đưa vào lưu trữ hồ sơ đến hạn giao nộp vào lưu trữ. Cụ thể ngày 30 tháng 5 năm 2020, Kho bạc Nhà nước Ninh Phước đã thực hiện chỉnh lý, bàn giao và đưa vào lưu trữ 131 hộp hồ sơ thuộc các lĩnh vực: Chi bộ, Công đoàn, văn thư – lưu trữ , kế toán, kiểm soát chi năm 2018. Đồng thời, qua rà soát Kho bạc Ninh Phước đã đề nghị tiêu hủy 74 hồ sơ (17 hộp) thuộc lĩnh vực Kho quỹ do hết thời hạn bảo quản , đã được Cục Văn thư – Lưu trữ ( thuộc Sở Nội vụ) thẩm định theo công văn số 1553/SNV-VTLT ngày 27 tháng 5 năm 2020 về việc thẩm tra tài liệu hết giá trị để thực hiện việc tiêu hủy. Kho bạc Ninh Phước đang triển khai các bước tiếp theo để tiến hành tiêu hủy theo quy định.

       Tại Kho bạc Ninh Phước, khi thực hiện lưu trữ chứng từ năm phải huy động toàn thể công chức vận chuyển chứng từ đã chỉnh lý từ tầng 2 nhà làm việc sang kho lưu trữ tầng 1 dãy nhà sau bằng cầu thang bộ nên việc vận chuyển này chiếm rất nhiều thời gian và rất nguy hiểm cho cán bộ công chức nếu bị trượt ngã. Chính vì thế KBNN Ninh Phước đã tận dụng phòng họp tại tầng 2 nhà làm việc để tiến hành chỉnh lý hồ sơ (loại bỏ hồ sơ thừa, ghi bìa, ghi thời hạn lưu trữ, số hồ sơ, xếp chứng từ gọn gàng đưa vào hộp,…). Sau khi bàn giao cho công chức kiêm nhiệm phụ trách công tác lưu trữ sẽ tiến hành dùng ròng rọc để vận chuyển hộp hồ sơ lưu trữ từ phòng chỉnh lý hồ sơ (tầng 2 nhà làm việc) sang kho lưu trữ (tầng 1 dãy nhà sau) rất nhanh chóng và giảm thiểu những rủi ro xảy ra. Chính việc áp dụng ròng rọc để vận chuyển là một sáng tạo trong công việc, giúp tiết kiệm thời gian, sức lực của công chức, giúp việc lưu trữ  được nhanh chóng, tránh đổ rớt chứng từ và phòng ngừa rủi ro té ngã khi vận chuyển chứng từ. Việc thực hiện tốt công tác lưu trữ cũng là một trong những yếu tố không thể thiếu trong việc góp phần thực hiện thắng lợi nhiệm vụ chính trị chung của toàn cơ quan KBNN Ninh Phước

Một số hình ảnh công chức KBNN Ninh Phước thực hiện công tác chỉnh lý hồ sơ đưa vào lưu trữ

(Dùng ròng rọc chuyển chứng từ đã chỉnh lý, bàn giao cho công chức lưu trữ xuống dãy nhà kho lưu trữ)

(Nhận hộp lưu trữ  bằng ròng rọc)

(Hồ sơ lưu trữ được đưa vào kho lưu trữ tại KBNN Ninh Phước)

Hồng Phúc-KBNN Ninh Phước